2 ejercicios para mejorar la gestión del tiempo. 

rueda del reloj y priorización de tareas
2 técnicas para mejorar la gestión del tiempo

Introducción

En la próxima sesión del curso Gestión del Tiempo, que imparto en la Academia CEP de El Vendrell, hablaré de dos técnicas para aprender sobre la propia gestión del tiempo y cómo mejorarla.

La rueda del tiempo:

Párate un minuto a reflexionar en silencio y sin más estímulos a tu alrededor que tú mismo. Sé consciente de tu realidad en este mismo momento y completa la rueda del tiempo. Te cuento cómo hacerlo:

Dibuja un Reloj en el que marques las 24 horas del día. Marca por franjas horarias las actividades cotidianas que realizas en un día tipo: 6:30 suena el despertador, 6:45, desayuno y aseo, 7:15, repasar whatssap,  7:30, despertar a los hijos…

Califica cada una de esas actividades reseñadas del uno (menos importante) al cinco (lo más importante).

Ahora pon tres cruces (+++) para las actividades que te aportan más energía o bienestar (puede ser dormir, leer por la noche, o cenar en familia) y ++ o + para otras. En el caso de que esa actividad te reste energía, utiliza el signo menos (—indicaría un mayor consumo de energía que las calificadas con — o simplemente con -).

No te llevará mucho tiempo, ¿lo tienes ya? Ahora debes emplear unos minutos en reflexionar sobre lo que estás observando. Las conclusiones son tantas como personas. Quizá duermas pocas horas y eso resta energía para encarar el día a día; o descubras que no ha habido un minuto dedicado exclusivamente a ti; que debes tomar una serie de decisiones para no emplear tanto tiempo en desplazamientos; que esos desplazamientos en transporte público podrían servir para estudiar; que la media hora de café en el trabajo te obliga a salir más tarde; o que dedicas mucho tiempo a gestionar el correo.

Desde el punto de vista de la suma o resta de energía, también puedes extraer conclusiones interesantes: quizá hay actividades que consumen mucha energía para el rendimiento que ofrecen: solucionar telefónicamente asuntos que pueden solventarse con un email, o atender personalmente en primera instancia las reclamaciones de tu negocio, podrían ser dos ejemplos. También podrías reconsiderar hacer algunas actividades que te consumen mucha energía en los momentos en que más energía tienes, o tomar una pausa para recuperarte del desgaste.

El objetivo es aprender a gestionar desde la relación que mantenemos con nuestro propio cuerpo. Debemos preguntarnos qué energía tengo para afrontar una determinada tarea, y si realizo esas tareas en los momentos propícios.

Otra posible conclusión de este ejercicio es que no es posible hacerlo todo. Es mucho más productivo hacer una buena selección de tareas que nos acerca más al objetivo que gestionar una interminable lista de asuntos pendientes.

Matriz de prioridades

Coge de nuevo papel y lápiz y pinta un cuadro como el de la muestra:

Prioridades del tiempo
Matriz de prioridades

a) Tareas perjudiciales o neutras. Hay una serie de supuestas obligaciones que son simplemente perjudiciales, no aportan nada ni a tu persona ni a tu negocio. Bórralas de la lista junto a las que podrías clasificar como neutras.

b) Tareas beneficiosas. Aquí se debe distinguir entre la beneficiosa opcional y la beneficiosa necesaria. Con cumplir con estas últimas va a ser más que suficiente, así que también puedes eliminar las beneficiosas opcionales.

c) Ahora vas a trabajar con las beneficiosas necesarias, para saber cómo priorizarlas. Para ello realizamos una tercera clasificación bajo los epígrafes de urgente e importante. Las tareas clasificadas como urgentes e importantes tendrán prioridad sobre las urgentes no importantes o las simplemente importantes, como ves en la ilustración.

El término “urgente” no indica siempre que deba hacerse ahora enseguida esa tarea para ser entregada, sino que ha entrado en un plazo recomendable de ejecución. Si estás escribiendo un informe, puede que aún no debas entregarlo, pero dedicar 1 hora hoy es urgente para entregarlo en el plazo previsto.

Si primamos el valor importante sobre el urgente, puede que dejes de hacer cosas que sí deberías ejecutar: quizá enviar las felicitaciones navideñas de tu empresa no sea nunca importante pero sí urgente, o lo haces ya o no llegarán a tiempo.

Si quieres más información, no dudes en contactar conmigo en www.baltasarsantos.net

 

Gestión del tiempo: ¿reloj o brújula?

Orienta tu vida hacia tus propósitos

Una buena organización de tus tareas te servirán para optimizar tu tiempo lo cual es esencial para conseguir tus objetivos.

El reloj nos sirve para medir el tiempo cronológico y  coordinar acciones, administrar nuestras tareas y actividades, y sobretodo tener conciencia del tiempo.

La brújula, en cambio, nos señala la dirección hacia nuestros objetivos, se debe orientar a aquéllas cuestiones de nuestra vida que consideremos realmente importantes.

Emplear el reloj y no la brújula implica vivir como un bombero, atendiendo las urgencias y apagando fuegos, en un bucle continuo que provoca que perdamos de vista lo realmente importante, con la esperanza de que algún día se dispondrá el tiempo suficiente para atender las cosas importantes, cuando conseguimos recordar que éstas existen.

Cuanto más grande es la brecha entre lo que hacemos y lo que realmente queremos para nuestra vida, más vivimos la vida de bombero, y más experimentamos desorientación, sensación de no estar aprovechando el tiempo, frustración y sensaciones de vacío.

Vivir como bombero, en muchas ocasiones, constituye nuestra zona de confort: el lugar en el que todo nos es conocido y que incluso nos recompensa cuando somos capaces de cumplir con todas las exigencias del reloj.

Sin embargo, a pesar del aparente éxito que podamos alcanzar en la gestión del tiempo guiada por reloj, cuando recordamos las cosas importantes hacia las que no hemos dedicado nada del tiempo que hemos dedicado al día a día, nos damos cuenta de que quizás no hemos aprovechado el tiempo de la mejor manera.

Las sensaciones de “me falta algo en mi vida”, la conciencia de que nos falta la completa plenitud, son una señal inequívoca de que es el momento de repasar tu agenda, tus recursos y tus hábitos, y redirigirlos hacia donde quiera que esté aquéllo hacia lo que señala tu brújula, y utilizar el reloj como un aliado.

Bronnie Ware, en su libro “The Top Five Regrets of the Dying” (Los cinco mayores remordimientos de los moribundos)  postula que existen cinco cosas de las que la gente se arrepiente antes de morir:

  1. Ojalá hubiese tenido el coraje para vivir una vida auténtica por mí mismo, no la vida que otros esperaban de mí.
  2. Ojalá no hubiese trabajado tanto.
  3. Me hubiese gustado tener el coraje para expresar mis sentimientos.
  4. Lamento no haberme mantenido en contacto con mis amigos.
  5. Desearía haberme permitido ser más feliz.

¿y tú, de que te arrepentirías? ¿qué cambiarías para no sentirte frustrado? ¿Hacia dónde quieres dirigir tu brújula?

Baltasar Santos

Actitud i Mes

 

 

Gestión emocional en los centros de trabajo.

Hay empresas que año tras año consiguen excelentes resultados. En la mayoría de ellas, el ambiente laboral es definido por personas que deciden trabajar con dedicación y compromiso, y que promueven un ambiente de camaradería para trabajar de forma colaborativa, para hacer frente a los problemas de forma solidaria, y para celebrar con alegría los éxitos del equipo.

Se trata de empresas modernas cuyos directivos son conscientes del valor de contar con personas motivadas, implicadas y comprometidas que permiten conseguir una empresa competitiva e innovadora.

Cuando ello se logra, los profesionales se sienten felices y orgullosos de pertenecer a una organización que valora su talento y aprecia su individualidad. Los profesionales se sienten afortunados y con renovado compromiso hacia la organización, cuando se implantan ambientes laborales, cálidos, inclusivos y compartidos que favorecen la expresión de emociones positivas en dinámicas e interacciones, que promueven la felicidad y el bienestar, tanto individual como colectivo.

Es necesario repensar el rol de los departamentos de Recursos Humanos en el diseño e implantación de políticas y procesos para  motivar, implicar y fidelizar a los profesionales. No es algo utópico. La gestión emocional de los centros de trabajo tiene un impacto positivo en los balances y cuenta de resultados.

La misión principal de los directivos y líderes de equipo debe centrarse en la planificación y desearrollo de un ambiente laboral saludable y feliz donde los profesionales puedan expresarse, compartir sus sueños, metas y proyectos de vida, uniendo objetivos organizacionales y objetivos de los profesionales.

Los índices de siniestralidad, de motivación, de compromiso así como la resolución de incidencias y conflictos y la gestión del cambio,  mejoran cuando las empresas desarrollan un alma y un corazón que vea más allá de las gráficas de rendimiento y desempeño.

Humanizar las organizaciones introduciendo la gestión emocional de sus integrantes, hace aumentar la competitividad empresarial y da lugar a ambientes solidarios, estimulantes y comprometidos.