2 ejercicios para mejorar la gestión del tiempo. 

rueda del reloj y priorización de tareas
2 técnicas para mejorar la gestión del tiempo

Introducción

En la próxima sesión del curso Gestión del Tiempo, que imparto en la Academia CEP de El Vendrell, hablaré de dos técnicas para aprender sobre la propia gestión del tiempo y cómo mejorarla.

La rueda del tiempo:

Párate un minuto a reflexionar en silencio y sin más estímulos a tu alrededor que tú mismo. Sé consciente de tu realidad en este mismo momento y completa la rueda del tiempo. Te cuento cómo hacerlo:

Dibuja un Reloj en el que marques las 24 horas del día. Marca por franjas horarias las actividades cotidianas que realizas en un día tipo: 6:30 suena el despertador, 6:45, desayuno y aseo, 7:15, repasar whatssap,  7:30, despertar a los hijos…

Califica cada una de esas actividades reseñadas del uno (menos importante) al cinco (lo más importante).

Ahora pon tres cruces (+++) para las actividades que te aportan más energía o bienestar (puede ser dormir, leer por la noche, o cenar en familia) y ++ o + para otras. En el caso de que esa actividad te reste energía, utiliza el signo menos (—indicaría un mayor consumo de energía que las calificadas con — o simplemente con -).

No te llevará mucho tiempo, ¿lo tienes ya? Ahora debes emplear unos minutos en reflexionar sobre lo que estás observando. Las conclusiones son tantas como personas. Quizá duermas pocas horas y eso resta energía para encarar el día a día; o descubras que no ha habido un minuto dedicado exclusivamente a ti; que debes tomar una serie de decisiones para no emplear tanto tiempo en desplazamientos; que esos desplazamientos en transporte público podrían servir para estudiar; que la media hora de café en el trabajo te obliga a salir más tarde; o que dedicas mucho tiempo a gestionar el correo.

Desde el punto de vista de la suma o resta de energía, también puedes extraer conclusiones interesantes: quizá hay actividades que consumen mucha energía para el rendimiento que ofrecen: solucionar telefónicamente asuntos que pueden solventarse con un email, o atender personalmente en primera instancia las reclamaciones de tu negocio, podrían ser dos ejemplos. También podrías reconsiderar hacer algunas actividades que te consumen mucha energía en los momentos en que más energía tienes, o tomar una pausa para recuperarte del desgaste.

El objetivo es aprender a gestionar desde la relación que mantenemos con nuestro propio cuerpo. Debemos preguntarnos qué energía tengo para afrontar una determinada tarea, y si realizo esas tareas en los momentos propícios.

Otra posible conclusión de este ejercicio es que no es posible hacerlo todo. Es mucho más productivo hacer una buena selección de tareas que nos acerca más al objetivo que gestionar una interminable lista de asuntos pendientes.

Matriz de prioridades

Coge de nuevo papel y lápiz y pinta un cuadro como el de la muestra:

Prioridades del tiempo
Matriz de prioridades

a) Tareas perjudiciales o neutras. Hay una serie de supuestas obligaciones que son simplemente perjudiciales, no aportan nada ni a tu persona ni a tu negocio. Bórralas de la lista junto a las que podrías clasificar como neutras.

b) Tareas beneficiosas. Aquí se debe distinguir entre la beneficiosa opcional y la beneficiosa necesaria. Con cumplir con estas últimas va a ser más que suficiente, así que también puedes eliminar las beneficiosas opcionales.

c) Ahora vas a trabajar con las beneficiosas necesarias, para saber cómo priorizarlas. Para ello realizamos una tercera clasificación bajo los epígrafes de urgente e importante. Las tareas clasificadas como urgentes e importantes tendrán prioridad sobre las urgentes no importantes o las simplemente importantes, como ves en la ilustración.

El término “urgente” no indica siempre que deba hacerse ahora enseguida esa tarea para ser entregada, sino que ha entrado en un plazo recomendable de ejecución. Si estás escribiendo un informe, puede que aún no debas entregarlo, pero dedicar 1 hora hoy es urgente para entregarlo en el plazo previsto.

Si primamos el valor importante sobre el urgente, puede que dejes de hacer cosas que sí deberías ejecutar: quizá enviar las felicitaciones navideñas de tu empresa no sea nunca importante pero sí urgente, o lo haces ya o no llegarán a tiempo.

Si quieres más información, no dudes en contactar conmigo en www.baltasarsantos.net

 

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