Gestión del tiempo: El método GTD de David Allen

El método GTD (las siglas de Getting Things Done) es un método de gestión del tiempo ideado por David Allen.

Su método está basado en una serie de principios, los más importantes son:

1.-Apuntarlo todo fuera de la cabeza
2.-Las tareas más generales: descomponerlas en acciones que podamos realizar ya.
3.-Tener actualizada nuestra lista de tareas con lo nuevo que entra y borrando lo ya realizado.
4.-No deberiamos agendar nada que no vaya orientado a una meta o un propósito.
5.- el principio de naturalidad nos recuerda que debemos hacer caso a la forma en que funciona nuestro cerebro y nuestro cuerpo de manera natural. Averigüemos qué horarios son los más productivos para nosotros, y organicemos nuestro trabajo en torno a ellos.

El método se basa en la idea de que una persona debe liberarse mentalmente de estar pensando en las tareas que tiene pendientes, para concentrarse en las que está realizado y ser más eficaz.

Bien, pues el método GTD supone un cambio en la forma de trabajar para conseguir que al final del día esas tareas importantes estén realizadas.

Este método se basa en 4 pasos:

1. Recopilar: Lo fundamental en este paso es que localicemos todas las tareas que tenemos pendientes, todo lo que necesitamos dar seguimiento (emails, citas, notas, tareas…) y las registremos en un mismo sitio, lo que Allen denomina “cubo”. Podemos usar una aplicación, un cuaderno, el propio correo electrónico…, pero debe estar todo registrado en en un mismo cubo, para liberar así a nuestra mente de estar pendiente por si se nos olvida algo.

2. Procesar: Hay un orden:

Empezar siempre por el principio
No procesar más de un elemento a la vez.
No enviar de vuelta al “cubo” a ningún elemento.
Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
Posponlo.
Si un elemento no requiere una acción:
Archívalo como referencia.
Deséchalo si no es procedente.
Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

3. Organizar: Hay que ordenar las tareas en función de su importancia. En su obra, Allen sugiere varias listas donde organizar las tareas:

Acciones próximas
Proyectos
En espera
Quizá

4. Revisar: Al menos una vez al día deben revisarse las listas y mover las tareas al lugar en que deban estar si han sufrido variaciones. Una vez a la semana deberían revisarse también las tareas pendientes, o en espera por si tienen que tomar más importancia o, por el contrario, quedan relegadas a “quizá”.

Y, por supuesto: Hacer. Lo importante de la organización es que no ocupe demasiado tiempo para que podamos realizar las tareas, que es nuestro objetivo. Aunque al principio tardemos más, después automatizaremos esta organización.

Esto, contado así, tal vez parezca un poco complicado de poner en práctica, pero lo cierto es que hay infinidad de aplicaciones basadas en este método, tanto para smartphones como, por ejemplo, extensiones que pueden usarse con el navegador o con el correo electrónico. Y, por supuesto, el libro de Allen: Organízate con eficacia.

2 ejercicios para mejorar la gestión del tiempo. 

rueda del reloj y priorización de tareas
2 técnicas para mejorar la gestión del tiempo

Introducción

En la próxima sesión del curso Gestión del Tiempo, que imparto en la Academia CEP de El Vendrell, hablaré de dos técnicas para aprender sobre la propia gestión del tiempo y cómo mejorarla.

La rueda del tiempo:

Párate un minuto a reflexionar en silencio y sin más estímulos a tu alrededor que tú mismo. Sé consciente de tu realidad en este mismo momento y completa la rueda del tiempo. Te cuento cómo hacerlo:

Dibuja un Reloj en el que marques las 24 horas del día. Marca por franjas horarias las actividades cotidianas que realizas en un día tipo: 6:30 suena el despertador, 6:45, desayuno y aseo, 7:15, repasar whatssap,  7:30, despertar a los hijos…

Califica cada una de esas actividades reseñadas del uno (menos importante) al cinco (lo más importante).

Ahora pon tres cruces (+++) para las actividades que te aportan más energía o bienestar (puede ser dormir, leer por la noche, o cenar en familia) y ++ o + para otras. En el caso de que esa actividad te reste energía, utiliza el signo menos (—indicaría un mayor consumo de energía que las calificadas con — o simplemente con -).

No te llevará mucho tiempo, ¿lo tienes ya? Ahora debes emplear unos minutos en reflexionar sobre lo que estás observando. Las conclusiones son tantas como personas. Quizá duermas pocas horas y eso resta energía para encarar el día a día; o descubras que no ha habido un minuto dedicado exclusivamente a ti; que debes tomar una serie de decisiones para no emplear tanto tiempo en desplazamientos; que esos desplazamientos en transporte público podrían servir para estudiar; que la media hora de café en el trabajo te obliga a salir más tarde; o que dedicas mucho tiempo a gestionar el correo.

Desde el punto de vista de la suma o resta de energía, también puedes extraer conclusiones interesantes: quizá hay actividades que consumen mucha energía para el rendimiento que ofrecen: solucionar telefónicamente asuntos que pueden solventarse con un email, o atender personalmente en primera instancia las reclamaciones de tu negocio, podrían ser dos ejemplos. También podrías reconsiderar hacer algunas actividades que te consumen mucha energía en los momentos en que más energía tienes, o tomar una pausa para recuperarte del desgaste.

El objetivo es aprender a gestionar desde la relación que mantenemos con nuestro propio cuerpo. Debemos preguntarnos qué energía tengo para afrontar una determinada tarea, y si realizo esas tareas en los momentos propícios.

Otra posible conclusión de este ejercicio es que no es posible hacerlo todo. Es mucho más productivo hacer una buena selección de tareas que nos acerca más al objetivo que gestionar una interminable lista de asuntos pendientes.

Matriz de prioridades

Coge de nuevo papel y lápiz y pinta un cuadro como el de la muestra:

Prioridades del tiempo
Matriz de prioridades

a) Tareas perjudiciales o neutras. Hay una serie de supuestas obligaciones que son simplemente perjudiciales, no aportan nada ni a tu persona ni a tu negocio. Bórralas de la lista junto a las que podrías clasificar como neutras.

b) Tareas beneficiosas. Aquí se debe distinguir entre la beneficiosa opcional y la beneficiosa necesaria. Con cumplir con estas últimas va a ser más que suficiente, así que también puedes eliminar las beneficiosas opcionales.

c) Ahora vas a trabajar con las beneficiosas necesarias, para saber cómo priorizarlas. Para ello realizamos una tercera clasificación bajo los epígrafes de urgente e importante. Las tareas clasificadas como urgentes e importantes tendrán prioridad sobre las urgentes no importantes o las simplemente importantes, como ves en la ilustración.

El término “urgente” no indica siempre que deba hacerse ahora enseguida esa tarea para ser entregada, sino que ha entrado en un plazo recomendable de ejecución. Si estás escribiendo un informe, puede que aún no debas entregarlo, pero dedicar 1 hora hoy es urgente para entregarlo en el plazo previsto.

Si primamos el valor importante sobre el urgente, puede que dejes de hacer cosas que sí deberías ejecutar: quizá enviar las felicitaciones navideñas de tu empresa no sea nunca importante pero sí urgente, o lo haces ya o no llegarán a tiempo.

Si quieres más información, no dudes en contactar conmigo en www.baltasarsantos.net

 

Gestión del tiempo: ¿reloj o brújula?

Orienta tu vida hacia tus propósitos

Una buena organización de tus tareas te servirán para optimizar tu tiempo lo cual es esencial para conseguir tus objetivos.

El reloj nos sirve para medir el tiempo cronológico y  coordinar acciones, administrar nuestras tareas y actividades, y sobretodo tener conciencia del tiempo.

La brújula, en cambio, nos señala la dirección hacia nuestros objetivos, se debe orientar a aquéllas cuestiones de nuestra vida que consideremos realmente importantes.

Emplear el reloj y no la brújula implica vivir como un bombero, atendiendo las urgencias y apagando fuegos, en un bucle continuo que provoca que perdamos de vista lo realmente importante, con la esperanza de que algún día se dispondrá el tiempo suficiente para atender las cosas importantes, cuando conseguimos recordar que éstas existen.

Cuanto más grande es la brecha entre lo que hacemos y lo que realmente queremos para nuestra vida, más vivimos la vida de bombero, y más experimentamos desorientación, sensación de no estar aprovechando el tiempo, frustración y sensaciones de vacío.

Vivir como bombero, en muchas ocasiones, constituye nuestra zona de confort: el lugar en el que todo nos es conocido y que incluso nos recompensa cuando somos capaces de cumplir con todas las exigencias del reloj.

Sin embargo, a pesar del aparente éxito que podamos alcanzar en la gestión del tiempo guiada por reloj, cuando recordamos las cosas importantes hacia las que no hemos dedicado nada del tiempo que hemos dedicado al día a día, nos damos cuenta de que quizás no hemos aprovechado el tiempo de la mejor manera.

Las sensaciones de “me falta algo en mi vida”, la conciencia de que nos falta la completa plenitud, son una señal inequívoca de que es el momento de repasar tu agenda, tus recursos y tus hábitos, y redirigirlos hacia donde quiera que esté aquéllo hacia lo que señala tu brújula, y utilizar el reloj como un aliado.

Bronnie Ware, en su libro “The Top Five Regrets of the Dying” (Los cinco mayores remordimientos de los moribundos)  postula que existen cinco cosas de las que la gente se arrepiente antes de morir:

  1. Ojalá hubiese tenido el coraje para vivir una vida auténtica por mí mismo, no la vida que otros esperaban de mí.
  2. Ojalá no hubiese trabajado tanto.
  3. Me hubiese gustado tener el coraje para expresar mis sentimientos.
  4. Lamento no haberme mantenido en contacto con mis amigos.
  5. Desearía haberme permitido ser más feliz.

¿y tú, de que te arrepentirías? ¿qué cambiarías para no sentirte frustrado? ¿Hacia dónde quieres dirigir tu brújula?

Baltasar Santos

Actitud i Mes

 

 

Introducció al SEO

Per al primer dia del curs Posicionament WEB: SEO i SEM, he preparat una sèrie d’activitats:

– Una prova inicial de coneixements.
– L’anàlisi dels resultats de búsqueda d’un blog.
– Introducció als conceptes de SEO i SEM

Aquesta presentació de SlideShare em sembla de gran utilitat per introduir el tema.

Cuestionario de Autoevaluación sobre la comunicación corporativa

Después de leer el material facilitado en clase y de realizar una presentación en power point sobre los contenidos, llega el turno de realizar el cuestionario de autoevaluación, con una puntuación máxima de 22 puntos. Ánimo.

El camino hacia la fidelización de tus clientes

Ramon Montanera es director de Elogia, una agencia especializada en servicios de Marketing e-commerce. En su conferencia nos facilitó muchas claves para fidelizar los clientes a través de internet.

Uno de los objetivos principales de cualquier empresa debería ser el siguiente:

Optimizar la captación y retención de los clientes, ésta tarea no es fácil si no sabes cómo llevarlo a cabo. Pero gracias a Ramon ahora sabemos más, sobre cómo crear una estrategia de comunicación personalizada dentro del contexto digital.

PUNTOS CLAVE A SABER:

  • Sabemos que es hasta 10 veces más caro captar un nuevo cliente que mantener uno existente, partiendo de ésta premisa ya sabemos que nuestro esfuerzo tiene que dirigirse en retener a los clientes que ya nos han comprado o que nos conocen.

Tener en cuenta el embudo de conversión (imagen de inicio del post) , cómo trabajar en cada una de sus partidas, y qué presupuesto invertiremos en cada fase.

  • Personalizar nuestras comunicaciones en función de un conocimiento profundo del cliente o usuario y sus preferencias
  • Para Saber cómo personalizar nuestras campañas hay que seguir las diferentes reglas:
  1. A QUIÉN nos dirigimos? Hay que definir adecuadamente los perfiles de los clientes y segmentarlos. Si segmentamos a hombres con hijos, de 55 a 65 años, seguramente no todos tienen los mismos gustos o preferencias.

Es muy importante saber que las segmentaciones que operan con datos obtenidos sin un acuerdo de confianza con el cliente, a cambio de una propuesta de valor, operan con datos desactualizados o con datos falsos. Es decir que hay que ofrecerles una propuesta de valor a cambio de que podamos conocer su información, porque si no, pueden mentir u ocultarlos.

  1. ¿QUÉ productos, servicios ofrecemos? Indexar contenidos adaptados a los atributos que hemos comentado anteriormente. Adaptar nuestra oferta a la necesidad del cliente.
  1. ¿DÓNDE? El canal que usamos. Campañas personalizadas, a través de notificaciones, web, email, aplicaciones móvil, contenidos dinámicos, etc.
  1. ¿CÓMO? Tener una guía de estilo adaptada a un entorno personalizable
  1. ¿CUANDO? Diseño de eventos coherentes con la política de ventas y marketing. Enviar los mensajes en el momento oportuno.
  1. MEDIR todo lo comentado anteriormente con las herramientas adecuadas.

 

LA ESTRATÉGIA DEL CUSTOMER JOURNEY

El Customer Journey es el mapa de la relación que tenemos con nuestros usuarios, que empieza por la visita de un extraño a nuestra web hasta que se convierte en un cliente leal y promotor de la marca.

Herramientas que podemos usar para cada paso:

  1. Extraños: Localizar y atraer con SEO y RRSS, a través de herramientas como Kissmetrics y Monitoring.
  2. Visitas: Retener y convertir con analítica web, Personalización web y conseguir el registro. Por ejemplo mientras el cliente está navegando por la web de la marca, se le abre una ventana invitándole a registrarse ofreciendole  mayor cantidad de contenidos, regalos y promociones.
  3. Registros: Activar y cualificar. Segmentar la base de datos de los usuarios registrados para dirigirnos a ellos de forma personalizada. A través de las redes sociales podemos obtener mucha información de los intereses y aficiones.
  4. Promotores: cuando nuestros clientes apadrinan. Un cliente que está muy contento con las promociones, los regalos y le gusta compartirlo en RRSS, se convierte en prescriptor de la marca. Adicionalmente, éste cliente invita a sus amigos a que se suscriban al programa y que le saquen el mismo provecho que él.

EVALUACIÓN DE RESULTADOS

Y ya por último, señalar la importancia de evaluar los resultados para poder optimizar y mejorar constantemente. Saber que con el reporting correctamente configurado, podremos sacar multitud de informes que nos permitirán saber cuál es la evolución de las campañas:

  • Contenidos dinámicos más clicados
  • Rendimiento de newsletter por clics y aperturas
  • etc.

Ester Guardia

 

Emprender desde un Blog

blogueraMaría José Cayuela es periodista y desde 2009 escribe en su blog www.blogmodabebe.com. Le encanta su trabajo y desde el principio tenía muy claro que escribiría sobre temas que le apasionasen.

Y tú ¿qué deseas? fue el título del vídeo que nos mostró de Allan Watts para reflexionar https://www.youtube.com/watch?v=Mbk1UPpZhvE


Los tres primeros mensajes que nos transmitió María fueron:

  1. “En la vida gana el que más invierte en probar y equivocarse”
  2. “El fracaso en la vida está en querer gustar a todo el mundo”
  3. “ La comunicación lo es todo. ¿Cómo construirás tu personal branding?”

Si quieres crear un blog y aprender a escribir, el secreto es leer muchos blogs. Y al hacerlo observa con espíritu crítico cómo se hace y cuáles son las técnicas que permiten el ‘engagement’ con los lectores, qué diferencia a cada blogger, cómo convertirnos en referente, cómo aumentar visitas y, finalmente, conseguir el ansiado posicionamiento natural en buscadores.

LA INFLUENCIA DE LOS BLOGUEROS

blogueros

¿Pueden contribuir los Blogs a crear opinión sobre una marca? ¿Pueden influir a la hora de comprar un producto o servicio? La respuesta es sí.

Hay estadísticas que demuestran que los lectores consideran muy o bastante importante en sus decisiones la información que lee en estos blogs a la hora de comprar o decidir qué producto comprar .

  • El 81% de los blogueros ha escrito sobre una marca
  • El 80% habla sobre marcas, por afinidad u odio o por experiencias propias
  • El 92% están interesados en trabajar con las marcas
  • El 89% de los clientes ha comprado algún producto por lo que ha leído en otro blog, comunidad o red social

Fuente: Estudio sobre la Blogosfera femenina de @somosblogueras

ENFOQUE Y CLARIDAD

Cuatro preguntas clave para crear un Blog exitoso:

  1. ¿Cuáles son tus valores?
  2. ¿Qué te gusta hacer?
  3. ¿Qué haces bien y con facilidad?
  4. ¿Qué herramientas te ayudarán en tu comunicación y promoción personal?

blogueros12

Éstas fueron algunas de las conclusiones de María a través de su experiencia:

  • Sé fiel a tus valores
  • Si quieres liderar campañas y ser una “influencer”, escoge campañas que resuenen con tus valores
  • A través de tu blog, crea una comunidad. Interactúa con marcas, lectores y otros bloggers
  • Especializa y segmenta. Demuestra que eres un experto en tu sector
  • Ten un foco claro
  • Define tu público ¿Qué mensajes quieres transmitir?
  • Un blog tiene que ser participativo, haz que tus lectores participen, que recomienden y que enriquezcan la comunidad
  • Crea contenidos de valor, engancha a tus lectores
  • Recuerda que Google premia los contenidos de calidad
  • Si obtienes el éxito, que sea a través de la humildad
  • El emprendedor trabaja mucho, pero si haces lo que te apasiona serás feliz
  • Para escribir blogs, hay que leer y aprender de otros blogs

Ester Guardia

Claves de la gestión comercial para “dummies”

albert iglesias

Con un “Gracias a todos los asistentes” empezó la conferencia de Albert Iglesias, director de Be singular, fundador de myball y profesor de Marketing. 

Formuló la siguiente pregunta al público: Qué es mejor, ¿añadir más información a nuestro cerebro o aprender a través de la práctica?

La ley del dummie nos enseña que aprendemos de verdad cuando llevamos una acción a cabo y nos sale mal. Para aprender no basta con recoger información, sino que hay que practicar todo aquello que queramos saber. 

Por eso Albert nos enseñó cómo aprender el arte de la venta y cómo ponerlo en práctica.

Las 10 claves a tener en cuenta en los negocios:

  1. La ilusión mueve montañas, pero la ilusión desmedida mata proyectos –Objetividad
  2. Demasiado acostumbrados a mirarnos el ombligo -El mercado es el que valora
  3. Si tu piel es muy sensible…mejor que te quedes en casa –Moral de hierro
  4. Quién no tiene un mapa, está condenado a seguir a quién lo tiene – Objetivos claros
  5. Se el proyecto no va, simplemente no va –Límites definidos-
  6. Poner cera, pulir cera…no es el fin- Evita el perfeccionismo, lánzate-
  7. Emprender en sectores que no apasionan o que no se conocen.
  8. Escandalosamente optimista a la hora de hacer las previsiones – Realismo cruel
  9. Un proyecto basado en la dependencia de los demás…no es un buen proyecto.
  10. Una buena idea de negocio es necesaria, pero no suficiente.

¿Qué es lo más importante de un proyecto?

Las Ventas y la Tesorería, no empieces un negocio sin saber cómo vas a resolver las ventas, es importante saber con claridad:

  • Qué voy a vender
  • Cómo lo voy a vender
  • Porque me lo tienen que comprar

No existe el secreto para las ventas, pero sí que hay un proceso que podemos seguir para tener éxito::

  • Vence el miedo comercial: el NO, no es nada personal. Puedes aprender de los niños, ellos insisten y no se rinden jamás.
  • Prospecta: antes de ocuparnos de la venta debemos preocuparnos por conseguir a los mejores clientes potenciales.
  • Descubre las necesidades de tu cliente: evita la impaciencia y escucha, por eso tienes dos orejas y una boca.
  • Desarrolla tu propuesta: estructura tu propuesta y hazte las siguientes preguntas: ¿porque escucharme? ¿qué hacemos? ¿qué nos diferencia? ¿cómo seguimos?. Recuerda que los clientes compran beneficios y no productos. Una vez trabajado ensaya una y otra vez hasta dominar tu propuesta
  • Genera confianza: céntrate en el cliente y no en la venta. Recuerda sé empático, sincero y humilde.
  • La negociación con el cliente: aprender a afrontar las objeciones. Ten preparado las respuestas y argumenta las objeciones (siempre son los mismos).
  • Cerrar la venta: Pide el contrato. Estudia los diferentes cierres que existen como el cierre invitacional, por equivocación intencionada, responder con otra pregunta, etc.

Éstos son los pasos a seguir para conseguir más ventas, sabemos que se tarda 21 días para que una acción se convierta en un hábito, pero no vale sólo aprenderlos si no que hay que Practicar, ése es el único camino hacia el éxito.

Ester Guardia

 

Activos tangibles e intangibles

Podemos definir una empresa como el conjunto de recursos (materiales, económicos, humanos…) que confluyen en la ejecución de unos procesos para dar lugar a un producto o un servicio que satisface las necesidades de un segmento de mercado.

Este conjunto de recursos puede clasificarse de forma dicotómica en recursos tangibles y recursos intangibles.

Activos Tangibles: consideramos activos tangibles todos los bienes materiales susceptibles de ser percibidos por los sentidos, tales como:

  • Inmueble
  • Mobiliario
  • Maquinaria
  • El dinero …..
  • Materias primas y Stocks

Activos Intangibles: consideramos intangibles aquellos bienes de naturaleza inmaterial tales como:

  • El conocimiento del saber hacer (Know How)
  • Nuestras relaciones con los clientes
  • Nuestros procesos operativos
  • Tecnología de la información y bases de datos
  • Capacidades, habilidades y motivaciones de los empleados…..

Activos tangibles Vs Activos Intangibles.

Hoy por hoy, se considera que los intangibles son los que más influencia tienen en la economía de la empresa. Antiguamente (sobre el 1920) la economía estaba dominada por los activos tangibles de la empresa , en este periodo los indicadores financieros eran los adecuados para poder gestionar eficazmente la empresa.

Un estudio del Brookings Institute de 1982 mostraba que los activos tangibles representaban el 62 % del valor del mercado de las organizaciones industriales, 10 años después en 1992 la proporción había bajado hasta el 38%, estudios mas recientes estiman en un 10 % el valor de los activos tangibles. ¿Porque seguimos utilizando indicadores únicamente financieros para dirigir y tomar decisiones, cuando estos solo representan menos del 10% de nuestro valor?

tangibles e intangibles

Los activos intangibles otorgan ventajas competitivas sobre otras empresas. Las organizaciones que optimizan sus procesos operativos, conocen su segmento de mercado, poseen  el conocimiento para desarrollar un producto único, motivan a sus empleados, y están a la vanguardia de las tecnologías y de la innovación, tienen el éxito garantizado.

¿Cómo medir los intangibles?  El cuadro de mando integral mediante sus 4 perspectivas utiliza indicadores para describir los activos intangibles de la organización, de tal forma que podamos monitorizar y controlar aquellas actividades intangibles que añaden valor a la empresa.

Baltasar Santos

Reinventar-se, no és una opció, és necessari.

GentesJoaquinReyesEl dia 1 de juny, al saló BizBarcelona, Joaquín Reyes ens parlava de “reinventar-se”. A les 12 h a la sala Passió, després del Mikah.

No va deixar indiferent a ningú de la sala.

Amb una sala plena de gom a gom, Joaquim, va aparèixer a l’escenari amb actitud tranquil·la. El contingut prometia: fill de funcionaris es va presentar com un còmic per accident doncs la seva veritable vocació i formació era en belles arts.

El fet d’estar en el lloc adequat en el moment just el va catapultar cap al món de la televisió on va tenir molt bona acollida tot i centrar-se en un públic minoritari a causa dels continguts de les seves col·laboracions en “Enjuto Mojamuto2, “La hora Chanante”, “Muchachada Nui”…

Aquell fet el va canviar la vida, va passar de ser editor a còmic.

I fins aquí va ser la seva assertivitat en la missió que li havien encomanat. Reyes a causa de problemes amb l’equip informàtic i una falta de visió de quina era la seva missió, no va estar a l’altura de les expectatives.

En definitiva no va ser una bona ponència però va deixar alguns missatges: Les oportunitats estan, depèn de cada persona, per aprofitar-les i reconduir cap on creu.

Anna