Gestión del tiempo: El método GTD de David Allen

El método GTD (las siglas de Getting Things Done) es un método de gestión del tiempo ideado por David Allen.

Su método está basado en una serie de principios, los más importantes son:

1.-Apuntarlo todo fuera de la cabeza
2.-Las tareas más generales: descomponerlas en acciones que podamos realizar ya.
3.-Tener actualizada nuestra lista de tareas con lo nuevo que entra y borrando lo ya realizado.
4.-No deberiamos agendar nada que no vaya orientado a una meta o un propósito.
5.- el principio de naturalidad nos recuerda que debemos hacer caso a la forma en que funciona nuestro cerebro y nuestro cuerpo de manera natural. Averigüemos qué horarios son los más productivos para nosotros, y organicemos nuestro trabajo en torno a ellos.

El método se basa en la idea de que una persona debe liberarse mentalmente de estar pensando en las tareas que tiene pendientes, para concentrarse en las que está realizado y ser más eficaz.

Bien, pues el método GTD supone un cambio en la forma de trabajar para conseguir que al final del día esas tareas importantes estén realizadas.

Este método se basa en 4 pasos:

1. Recopilar: Lo fundamental en este paso es que localicemos todas las tareas que tenemos pendientes, todo lo que necesitamos dar seguimiento (emails, citas, notas, tareas…) y las registremos en un mismo sitio, lo que Allen denomina “cubo”. Podemos usar una aplicación, un cuaderno, el propio correo electrónico…, pero debe estar todo registrado en en un mismo cubo, para liberar así a nuestra mente de estar pendiente por si se nos olvida algo.

2. Procesar: Hay un orden:

Empezar siempre por el principio
No procesar más de un elemento a la vez.
No enviar de vuelta al “cubo” a ningún elemento.
Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
Posponlo.
Si un elemento no requiere una acción:
Archívalo como referencia.
Deséchalo si no es procedente.
Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

3. Organizar: Hay que ordenar las tareas en función de su importancia. En su obra, Allen sugiere varias listas donde organizar las tareas:

Acciones próximas
Proyectos
En espera
Quizá

4. Revisar: Al menos una vez al día deben revisarse las listas y mover las tareas al lugar en que deban estar si han sufrido variaciones. Una vez a la semana deberían revisarse también las tareas pendientes, o en espera por si tienen que tomar más importancia o, por el contrario, quedan relegadas a “quizá”.

Y, por supuesto: Hacer. Lo importante de la organización es que no ocupe demasiado tiempo para que podamos realizar las tareas, que es nuestro objetivo. Aunque al principio tardemos más, después automatizaremos esta organización.

Esto, contado así, tal vez parezca un poco complicado de poner en práctica, pero lo cierto es que hay infinidad de aplicaciones basadas en este método, tanto para smartphones como, por ejemplo, extensiones que pueden usarse con el navegador o con el correo electrónico. Y, por supuesto, el libro de Allen: Organízate con eficacia.

Las emociones de un autónomo

¿Qué son las emociones?

Según el Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar social, las emociones (alegría, tristeza, miedo, ira…) son reacciones que todos experimentamos pero que en caso de un mal manejo  pueden acarrear un bloqueos, transtornos  o enfermedades.

Algunas de las situaciones que pueden despertar nuestras emociones, son sobradamente conocidas por todos:

  • Amenaza grave para nuestra supervivencia:  reaccionamos luchando, huyendo, manteniendo la situación de alerta o paralizándonos.
  • Confrontación de intereses con nuestros semejantes: Reaccionamos con ira o enojo.
  • Pérdida de un ser querido:  Reaccionamos con tristeza.
  • Celebración de un éxito o enamoramiento. Reaccionamos con alegría y júbilo.
  • Esfuerzo ante un reto. Reaccionamos con satisfacción.
  • Ante personas que necesitan nuestra ayuda. Reaccionamos de manera rápida y altruista aún a riesgo de nuestra seguridad.

En todos los casos, estas reacciones nos ayudan a afrontar mejor esas situaciones. Nos ayudan a adaptarnos a nuestro entorno.

Sin embargo, hay reacciones emocionales que se producen ante situaciones del pasado, o incluso, algunas otras que no hemos vivido todavía, situaciones que creemos que ocurrirán, que anticipamos, adivinamos o imaginamos.

Las emociones placenteras son esenciales para la memoria, para la toma de decisiones, para nuestro razonamiento lógico, y también para nuestra conducta, nuestras relaciones sociales y nuestro bienestar. Algunos datos que corroboran esta afirmación son:

  • Las experiencias emocionales son las más valoradas.
  • Los recuerdos que conservamos son mayoritariamente emocionales.
  • Necesitamos tensión emocional para decidir.
  • Decidimos muchas veces de manera emocional.
  • Las emociones nos preparan, nos motivan y nos guían.

Ahora que conocemos algo sobre las emociones, puedes averiguar cómo desarrollar en sólo 3 pasos la inteligencia emocional.

Ahora bien: ¿Cuáles son las emociones más importantes a tener en cuenta por el trabajador autónomo a lo largo de su vida profesional?

Planificación y gestión de las emociones

Uno de los riesgos de la persona que invierte en el emprendimiento de un negocio es dejarse llevar más por las emociones que por la planificación y ejecución del plan de empresa.

Un emprendedor que inicia su proyecto sin un mínimo de planificación está condenado a tardar mucho en alcanzar el éxito. Igual suerte corren los emprendedores y autónomos que cometen sesgos en la planificación con la construcción de escenarios poco o nada realistas.  Ojo! pasión por el negocio es una cosa, y que te ciegue la pasión es otra.

Recuerdo algunos emprendedores que arriesgaron su dinero en un proyecto de empresa alimentado por la ilusión del éxito, y que tenían tanta seguridad en su proyecto, que no vieron necesario ni hacer un pequeño estudio de mercado antes de iniciar el negocio.  Podéis imaginar cómo acabaron estas empresas.

Por tanto, una correcta gestión de las emociones nos ayudará a tirar hacia adelante con el negocio.

El desgaste emocional de no desconectar nunca

Cuando se habla de los inconvenientes de ser autónomo surgen muchas quejas sobre todo lo que se tiene que pagar (impuestos, seguridad social, etc). y sobre lo que cuesta cobrar.  Se habla de trabajar muchas horas, de no tener vacaciones o no tener a final de año la liquidez que su esfuerzo merece. Pero, pocas veces se habla del desgaste emocional del autónomo.

Muchos autónomos no desconectan nunca: cuando no están ejerciendo su actividad profesional, están pendientes de las tareas administrativa, de la contabilidad,, o de las maneras de captar nuevos clientes.

Desconectar para afilar el hacha.

No siempre somos capaces de encontrar soluciones plausibles a nuestros problemas de una forma rápida. Es difícil que se nos ocurran esas soluciones cuando estamos todo el día atendiendo nuestros clientes sin tiempo para pensar en nada más, y a menudo, nos cuesta dar con esas soluciones.

Los autónomos sufren este problema especialmente. En primer lugar porque su jornada laboral suele ser muy extensa, porque los fines de semana son más cortos y porque las vacaciones son inexistentes en muchos casos. De hecho, uno de cada dos autónomos reconoce que no desconecta nunca.

Igual que para cortar un tronco hay que parar a afiliar el hacha, también los autónomos deben desconectar un ratito al día, como mínimo.

Emocionar a los clientes: la clave del éxito

Si conectamos a nivel emocional con los clientes habremos conseguido la llave del éxito. Las emociones fidelizan, es por ello, que para un autónomo es importantísimo saber cómo puede emocionar a sus clientes. Pregúntate, ¿qué es lo que hace que tus clientes te elijan? ¿qué emociones les mueven? .  Piensa en que colores van a lucir en tu espacio de venta, cómo quieres que se sientan tus clientes en tu establecimiento.

Delegar, no se quiere, no se puede, no se sabe

A pesar del gran desgaste emocional de centralizarlo todo, de tener que controlarlo todo, muchos autónomos no saben, no pueden o no quieren centralizar. Algunos son saben delegar, otros no quieren y otros dicen que no pueden.

Del autónomo en modo Dios también se puede salir

Parece que son autónomos en modo Dios, omnipotentes y omnipresentes. Pero la realidad es otra. Si no se identifica el problema y se pide ayuda es muy complicado revertir la situación. Y esto solo acaba cuando estalla, se cae en una enfermedad o crisis profunda, muchas veces en forma de depresión.

Cuando ya existe un síntoma tan reconocible se toman medidas. El problema es que antes de esto, el autónomo tiene que aprender a relajarse, a olvidarse al menos unas cuantas horas al día de su trabajo. A desconectar por completo. Muchos utilizan el deporte como catalizador, especialmente los deportes de equipo. Si se trata de correr, de montar en bici o algo que podemos hacer nosotros solos, es más complicada esa desconexión.

Es habitual que el autónomo en algún momento eche la vista atrás, haga cuentas y piense que para lo que al final ingresa cada mes no le merece la pena tanto esfuerzo. Entonces a la primera oportunidad que tiene, comienza a trabajar por cuenta ajena, donde desconectar resulta un poco más fácil.