Gestión del tiempo: El método GTD de David Allen

El método GTD (las siglas de Getting Things Done) es un método de gestión del tiempo ideado por David Allen.

Su método está basado en una serie de principios, los más importantes son:

1.-Apuntarlo todo fuera de la cabeza
2.-Las tareas más generales: descomponerlas en acciones que podamos realizar ya.
3.-Tener actualizada nuestra lista de tareas con lo nuevo que entra y borrando lo ya realizado.
4.-No deberiamos agendar nada que no vaya orientado a una meta o un propósito.
5.- el principio de naturalidad nos recuerda que debemos hacer caso a la forma en que funciona nuestro cerebro y nuestro cuerpo de manera natural. Averigüemos qué horarios son los más productivos para nosotros, y organicemos nuestro trabajo en torno a ellos.

El método se basa en la idea de que una persona debe liberarse mentalmente de estar pensando en las tareas que tiene pendientes, para concentrarse en las que está realizado y ser más eficaz.

Bien, pues el método GTD supone un cambio en la forma de trabajar para conseguir que al final del día esas tareas importantes estén realizadas.

Este método se basa en 4 pasos:

1. Recopilar: Lo fundamental en este paso es que localicemos todas las tareas que tenemos pendientes, todo lo que necesitamos dar seguimiento (emails, citas, notas, tareas…) y las registremos en un mismo sitio, lo que Allen denomina “cubo”. Podemos usar una aplicación, un cuaderno, el propio correo electrónico…, pero debe estar todo registrado en en un mismo cubo, para liberar así a nuestra mente de estar pendiente por si se nos olvida algo.

2. Procesar: Hay un orden:

Empezar siempre por el principio
No procesar más de un elemento a la vez.
No enviar de vuelta al “cubo” a ningún elemento.
Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
Posponlo.
Si un elemento no requiere una acción:
Archívalo como referencia.
Deséchalo si no es procedente.
Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

3. Organizar: Hay que ordenar las tareas en función de su importancia. En su obra, Allen sugiere varias listas donde organizar las tareas:

Acciones próximas
Proyectos
En espera
Quizá

4. Revisar: Al menos una vez al día deben revisarse las listas y mover las tareas al lugar en que deban estar si han sufrido variaciones. Una vez a la semana deberían revisarse también las tareas pendientes, o en espera por si tienen que tomar más importancia o, por el contrario, quedan relegadas a “quizá”.

Y, por supuesto: Hacer. Lo importante de la organización es que no ocupe demasiado tiempo para que podamos realizar las tareas, que es nuestro objetivo. Aunque al principio tardemos más, después automatizaremos esta organización.

Esto, contado así, tal vez parezca un poco complicado de poner en práctica, pero lo cierto es que hay infinidad de aplicaciones basadas en este método, tanto para smartphones como, por ejemplo, extensiones que pueden usarse con el navegador o con el correo electrónico. Y, por supuesto, el libro de Allen: Organízate con eficacia.

Reduce tu lista de objetivos

Actitud i Més
PSICÓLOGO EN VENDRELL. TEL 977276513

prioridades

Establecer los propios objetivos y metas es necesario y motivador. Es uno de esos hábitos de las personas altamente eficientes: “empezar con el fin en mente”. Eso nos permite tener un propósito, una intención clara y un referente que nos permite medir nuestro avance diario.

Sin embargo, estamos acostumbrados a escribir grandes listas de objetivos, cuando en realidad, en el mejor de los casos, avanzamos solo hacia algunos de ellos.

Warren Buffett, uno de los empresarios más exitosos del mundo de hoy, cuestiona la necesidad de tener tantos objetivos. En lugar de eso, dice que hay que eliminar objetivos, a veces importantes, con el fin de centrarse en los pocos que nos traerá el éxito que deseamos.

Para ello, Warren Buffett pidió a su piloto que enumerara 25 prioridades en su vida. Luego, le pidió que seleccionara las 5 más importantes. De esta forma, su piloto tenía 2 listas: la lista de 5 metas prioritarias y la lista de las 20 metas restantes.

Buffet pidió entonces a su piloto que se deshiciera de la lista de 20 metas secundarias. No que la aparcara, sino que la destruyera totalmente, que se olvidara completamente de ella, para centrarse única y exclusivamente en la lista de 5 metas.

¿Por qué? Porque esa lista de 20 metas es básicamente una distracción que le quitará tiempo y esfuerzo a las 5 “buenas”.

La gente “normal” no sabe que hay cosas, aparentemente importantes, de sus vidas, que deben evitar a toda costa para centralizarse y focalizarse en las 5 prioridades.

De no seguir con la lista completa de prioridades, nos desmotivaremos. La desmotivación será proporcional al tamaño de la lista, y por tanto, mucho más fácil que renunciemos a cumplir ni siquiera uno de esos objetivos.

Cualesquiera que sean tus 5 objetivos principales, si deseas aprender un nuevo idioma, perder peso, ponerte en forma o trabajar hacia un objetivo profesional en particular, haz un esfuerzo consciente para atenerte a estos objetivos. Focalízate en esos objetivos y dedícales el tiempo que requieren, y observa los resultados.

 

La gestión del tiempo desde una perspectiva Kaizen.

kaizenEl tiempo es un recurso valioso, estratégico. Es uno de los recursos más escasos tanto para las personas como para cualquier organización, y sin embargo, a pesar de ello, sigue siendo uno de los recursos que se desperdician con más frecuencia. Solamente ejerciendo control sobre este recurso valioso se pueden poner en marcha las tareas que nos permiten conseguir nuestros objetivos y metas tanto a nivel personal como organizacional.

El tiempo es el único activo irrecuperable: cuando se utiliza, se gasta, y nunca más vuelve a estar disponible. Muchos otros activos son recuperables y pueden utilizarse en algún propósito alternativo si su primer uso no resulta satisfactorio; pero con el tiempo no se puede hacer lo mismo.

A pesar de que este recurso es extremadamente crítico y valioso, es quizás al que prestamos menor atención, puesto que no lo asociamos a recursos económicos, no es tangibe y parece ser gratis. Considerar el tiempo como un activo administrable es fundamental para introducir aquellos cambios personales u organizativos que inciden directamente en la consecución de nuestros objetivos. En el área organizacional, el Kaizen trata el tiempo como un recurso valiosísimo. También es aplicable en psicología.

La utilización ineficiente del tiempo da como resultado el estancamiento:

  • En las empresas, Los materiales, los productos, la información y los documentos permanecen en un lugar sin agregar valor alguno. En el área de producción, el desperdicio temporal toma la forma de inventario. En el trabajo de oficina, esto sucede cuando un documento o segmento de información permanece en un escritorio o dentro de un computador esperando una decisión o una firma. Todo estancamiento produce despilfarro. Los desperdicios (muda) conducen invariablemente a la pérdida de tiempo, por eso el lugar de trabajo (gemba) debe estar siempre ordenado.
  • Para las personas, una mala gestión del tiempo produce procrastinación. Dedicar mucho tiempo a tareas o actividades improductivas, y aplazar para más tarde, las tareas y actividades productivas. En muchas ocasiones, esta pérdida de tiempo, y los pensamientos de ineficacia cuando se sabe que se tienen que abordar tareas relevantes, pueden producir bajada de autoestima, fatiga, ansiedad y estrés.

El tiempo es un activo que con frecuencia se desprecia. Si se dilapida pone en peligro el mejor de los planes; si se utiliza cuidadosamente hace que la administración sea más efectiva y menos inquietante. El tiempo es irrecuperable: una vez que el tiempo se ha gastado, nadie tiene una segunda oportunidad para usarlo.

Si concebiéramos el paso del tiempo, otorgándole el mismo valor que si nos dejáramos una luz de casa encendida, o un grifo de agua permanentemente abierto, seríamos más conscientes del valor que tiene el tiempo.

La eliminación de los tiempos muertos que no agregan valor, aumentan la capacidad de lograr incrementos sustanciales, tanto en eficiencia como en satisfacción (propia y del cliente). Por cuanto no tiene costo alguno, la eliminación del muda es una de las formas más fáciles que tienen las empresas y las personas para mejorar sus operaciones.

Todo lo que tenemos que hacer es observar y registrar en qué invertimos el tiempo. Reconocer el “muda” o tiempos muertos o improductivos, y emprender los pasos necesarios para su eliminación. El tiempo también puede ser administrado para darle un uso óptimo, en la misma forma que se maneja el dinero, el suministro eléctrico, el gas o el agua.

En síntesis, el método Kaizen debe contemplar:

  • En las empresas: una visión sistémica de la empresa que participe activamente en los procesos productivos, y en la planificación comercial y financiera. Esto implica apelar a diversas estrategias de ingeniería donde la gestión estadística y el uso de las herramientas informáticas permitar aumentar y dar flexibilidad a la capacidad productiva.
  • En las personas: una implicación y control sobre la propia vida y las actividades que desarrollamos, y en la eficacia y eficiencia de éstas en la consecución de nuestros objetivos y metas.

Pequeños cambios tienen grandes consecuencias.

Disfruta del éxito: convierte tus deseos en objetivos

deseosLas cosas no se consiguen por arte de magia o gracias a la suerte, al menos en el 99,99% de los casos. Uno puede desear algo con todas sus fuerzas pero si no pone los medios para conseguirlo nunca lo alcanzará, Ahí estriba la diferencia entre deseo y objetivos. El deseo está ahí, en el mundo de las ideas, pero sólo es alcanzable cuando se convierte en un objetivo y se trabaja para conseguirlo. Parece algo obvio, pero el día a día está lleno de casos en los que las personas confundimos los deseos con los objetivos. Veamos algunos ejemplos.

Mi vecino Luis desea llevarse mejor con los demás. Le gusta pasar el tiempo con otros vecinos, y como es tímido, se siente más sociable cuando bebe. Por ello, se pasa el día en los bares tomando cervezas junto a los vecinos que pasan por el bar en uno u otro momento del día, pero él siempre está. Cuando llega la noche su mujer se enfada con él por su ebrio estado. Los vecinos que comparten cervezas con él, critican a sus espaldas su “mal beber”, aunque se compadecen de “su problema con el alcohol”.  Paradojas de la vida, Luis desea sociabilizarse pero no hace otra cosa sino beber para conseguir su objetivo.

Juan tiene el firme deseo de dejar de fumar. El deseo es firme porque desea dejar el tabaco desde hace más de 20 años. En una ocasión lo consiguió, y como vio que era fácil volvió a fumar. Hoy, a pesar de la intensidad del deseo, Juan no ha convertido su deseo en un objetivo, por tanto no hace nada más que seguir deseando. (lo tengo que dejar!).

A inma le sobran 20 kilos. No es una cuestión de estética sino de salud. Desea perder peso con tantas fuerzas que ha hecho 30 dietas, incumpliendo todas ellas, por supuesto. Inma parece tener un problema de mantener su deseo como objetivo por el que hay que esforzarse con tesón.

Raquel desea aprender inglés con toda su alma porque eso le abrirá puertas laborales. Sin embargo, no se ha apuntado a ningún curso, ni ha pensado en ninguna actividad que le permita aprender el idioma. Su deseo no se ha convertido en objetivo.

La empresa SaludPan desea incrementar las ventas mediante su página web. Sin embargo, no lo ha convertido en objetivo a planificar, ni considera la posibilidad de hacer nada para aumentar las ventas por web. Su deseo no está acompañado de una planificación por objetivos.

Son sólo algunos ejemplos de que algo tan obvio no es, ni mucho menos, tan frecuente. Hemos de recordar que para conseguir el éxito no es suficiente con desearlo, sino que es necesario convertir el deseo en un objetivo, y hacer cosas, con voluntad y tesón, para conseguirlo.   ¿Y tú?, ¿ya has convertido tus deseos en objetivos?.