Gestión del tiempo: El método GTD de David Allen

El método GTD (las siglas de Getting Things Done) es un método de gestión del tiempo ideado por David Allen.

Su método está basado en una serie de principios, los más importantes son:

1.-Apuntarlo todo fuera de la cabeza
2.-Las tareas más generales: descomponerlas en acciones que podamos realizar ya.
3.-Tener actualizada nuestra lista de tareas con lo nuevo que entra y borrando lo ya realizado.
4.-No deberiamos agendar nada que no vaya orientado a una meta o un propósito.
5.- el principio de naturalidad nos recuerda que debemos hacer caso a la forma en que funciona nuestro cerebro y nuestro cuerpo de manera natural. Averigüemos qué horarios son los más productivos para nosotros, y organicemos nuestro trabajo en torno a ellos.

El método se basa en la idea de que una persona debe liberarse mentalmente de estar pensando en las tareas que tiene pendientes, para concentrarse en las que está realizado y ser más eficaz.

Bien, pues el método GTD supone un cambio en la forma de trabajar para conseguir que al final del día esas tareas importantes estén realizadas.

Este método se basa en 4 pasos:

1. Recopilar: Lo fundamental en este paso es que localicemos todas las tareas que tenemos pendientes, todo lo que necesitamos dar seguimiento (emails, citas, notas, tareas…) y las registremos en un mismo sitio, lo que Allen denomina “cubo”. Podemos usar una aplicación, un cuaderno, el propio correo electrónico…, pero debe estar todo registrado en en un mismo cubo, para liberar así a nuestra mente de estar pendiente por si se nos olvida algo.

2. Procesar: Hay un orden:

Empezar siempre por el principio
No procesar más de un elemento a la vez.
No enviar de vuelta al “cubo” a ningún elemento.
Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:
Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
Posponlo.
Si un elemento no requiere una acción:
Archívalo como referencia.
Deséchalo si no es procedente.
Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

3. Organizar: Hay que ordenar las tareas en función de su importancia. En su obra, Allen sugiere varias listas donde organizar las tareas:

Acciones próximas
Proyectos
En espera
Quizá

4. Revisar: Al menos una vez al día deben revisarse las listas y mover las tareas al lugar en que deban estar si han sufrido variaciones. Una vez a la semana deberían revisarse también las tareas pendientes, o en espera por si tienen que tomar más importancia o, por el contrario, quedan relegadas a “quizá”.

Y, por supuesto: Hacer. Lo importante de la organización es que no ocupe demasiado tiempo para que podamos realizar las tareas, que es nuestro objetivo. Aunque al principio tardemos más, después automatizaremos esta organización.

Esto, contado así, tal vez parezca un poco complicado de poner en práctica, pero lo cierto es que hay infinidad de aplicaciones basadas en este método, tanto para smartphones como, por ejemplo, extensiones que pueden usarse con el navegador o con el correo electrónico. Y, por supuesto, el libro de Allen: Organízate con eficacia.

2 ejercicios para mejorar la gestión del tiempo. 

rueda del reloj y priorización de tareas
2 técnicas para mejorar la gestión del tiempo

Introducción

En la próxima sesión del curso Gestión del Tiempo, que imparto en la Academia CEP de El Vendrell, hablaré de dos técnicas para aprender sobre la propia gestión del tiempo y cómo mejorarla.

La rueda del tiempo:

Párate un minuto a reflexionar en silencio y sin más estímulos a tu alrededor que tú mismo. Sé consciente de tu realidad en este mismo momento y completa la rueda del tiempo. Te cuento cómo hacerlo:

Dibuja un Reloj en el que marques las 24 horas del día. Marca por franjas horarias las actividades cotidianas que realizas en un día tipo: 6:30 suena el despertador, 6:45, desayuno y aseo, 7:15, repasar whatssap,  7:30, despertar a los hijos…

Califica cada una de esas actividades reseñadas del uno (menos importante) al cinco (lo más importante).

Ahora pon tres cruces (+++) para las actividades que te aportan más energía o bienestar (puede ser dormir, leer por la noche, o cenar en familia) y ++ o + para otras. En el caso de que esa actividad te reste energía, utiliza el signo menos (—indicaría un mayor consumo de energía que las calificadas con — o simplemente con -).

No te llevará mucho tiempo, ¿lo tienes ya? Ahora debes emplear unos minutos en reflexionar sobre lo que estás observando. Las conclusiones son tantas como personas. Quizá duermas pocas horas y eso resta energía para encarar el día a día; o descubras que no ha habido un minuto dedicado exclusivamente a ti; que debes tomar una serie de decisiones para no emplear tanto tiempo en desplazamientos; que esos desplazamientos en transporte público podrían servir para estudiar; que la media hora de café en el trabajo te obliga a salir más tarde; o que dedicas mucho tiempo a gestionar el correo.

Desde el punto de vista de la suma o resta de energía, también puedes extraer conclusiones interesantes: quizá hay actividades que consumen mucha energía para el rendimiento que ofrecen: solucionar telefónicamente asuntos que pueden solventarse con un email, o atender personalmente en primera instancia las reclamaciones de tu negocio, podrían ser dos ejemplos. También podrías reconsiderar hacer algunas actividades que te consumen mucha energía en los momentos en que más energía tienes, o tomar una pausa para recuperarte del desgaste.

El objetivo es aprender a gestionar desde la relación que mantenemos con nuestro propio cuerpo. Debemos preguntarnos qué energía tengo para afrontar una determinada tarea, y si realizo esas tareas en los momentos propícios.

Otra posible conclusión de este ejercicio es que no es posible hacerlo todo. Es mucho más productivo hacer una buena selección de tareas que nos acerca más al objetivo que gestionar una interminable lista de asuntos pendientes.

Matriz de prioridades

Coge de nuevo papel y lápiz y pinta un cuadro como el de la muestra:

Prioridades del tiempo
Matriz de prioridades

a) Tareas perjudiciales o neutras. Hay una serie de supuestas obligaciones que son simplemente perjudiciales, no aportan nada ni a tu persona ni a tu negocio. Bórralas de la lista junto a las que podrías clasificar como neutras.

b) Tareas beneficiosas. Aquí se debe distinguir entre la beneficiosa opcional y la beneficiosa necesaria. Con cumplir con estas últimas va a ser más que suficiente, así que también puedes eliminar las beneficiosas opcionales.

c) Ahora vas a trabajar con las beneficiosas necesarias, para saber cómo priorizarlas. Para ello realizamos una tercera clasificación bajo los epígrafes de urgente e importante. Las tareas clasificadas como urgentes e importantes tendrán prioridad sobre las urgentes no importantes o las simplemente importantes, como ves en la ilustración.

El término “urgente” no indica siempre que deba hacerse ahora enseguida esa tarea para ser entregada, sino que ha entrado en un plazo recomendable de ejecución. Si estás escribiendo un informe, puede que aún no debas entregarlo, pero dedicar 1 hora hoy es urgente para entregarlo en el plazo previsto.

Si primamos el valor importante sobre el urgente, puede que dejes de hacer cosas que sí deberías ejecutar: quizá enviar las felicitaciones navideñas de tu empresa no sea nunca importante pero sí urgente, o lo haces ya o no llegarán a tiempo.

Si quieres más información, no dudes en contactar conmigo en www.baltasarsantos.net

 

Gestión del tiempo: ¿reloj o brújula?

Orienta tu vida hacia tus propósitos

Una buena organización de tus tareas te servirán para optimizar tu tiempo lo cual es esencial para conseguir tus objetivos.

El reloj nos sirve para medir el tiempo cronológico y  coordinar acciones, administrar nuestras tareas y actividades, y sobretodo tener conciencia del tiempo.

La brújula, en cambio, nos señala la dirección hacia nuestros objetivos, se debe orientar a aquéllas cuestiones de nuestra vida que consideremos realmente importantes.

Emplear el reloj y no la brújula implica vivir como un bombero, atendiendo las urgencias y apagando fuegos, en un bucle continuo que provoca que perdamos de vista lo realmente importante, con la esperanza de que algún día se dispondrá el tiempo suficiente para atender las cosas importantes, cuando conseguimos recordar que éstas existen.

Cuanto más grande es la brecha entre lo que hacemos y lo que realmente queremos para nuestra vida, más vivimos la vida de bombero, y más experimentamos desorientación, sensación de no estar aprovechando el tiempo, frustración y sensaciones de vacío.

Vivir como bombero, en muchas ocasiones, constituye nuestra zona de confort: el lugar en el que todo nos es conocido y que incluso nos recompensa cuando somos capaces de cumplir con todas las exigencias del reloj.

Sin embargo, a pesar del aparente éxito que podamos alcanzar en la gestión del tiempo guiada por reloj, cuando recordamos las cosas importantes hacia las que no hemos dedicado nada del tiempo que hemos dedicado al día a día, nos damos cuenta de que quizás no hemos aprovechado el tiempo de la mejor manera.

Las sensaciones de “me falta algo en mi vida”, la conciencia de que nos falta la completa plenitud, son una señal inequívoca de que es el momento de repasar tu agenda, tus recursos y tus hábitos, y redirigirlos hacia donde quiera que esté aquéllo hacia lo que señala tu brújula, y utilizar el reloj como un aliado.

Bronnie Ware, en su libro “The Top Five Regrets of the Dying” (Los cinco mayores remordimientos de los moribundos)  postula que existen cinco cosas de las que la gente se arrepiente antes de morir:

  1. Ojalá hubiese tenido el coraje para vivir una vida auténtica por mí mismo, no la vida que otros esperaban de mí.
  2. Ojalá no hubiese trabajado tanto.
  3. Me hubiese gustado tener el coraje para expresar mis sentimientos.
  4. Lamento no haberme mantenido en contacto con mis amigos.
  5. Desearía haberme permitido ser más feliz.

¿y tú, de que te arrepentirías? ¿qué cambiarías para no sentirte frustrado? ¿Hacia dónde quieres dirigir tu brújula?

Baltasar Santos

Actitud i Mes

 

 

disfrutar y vivir el presente

tiempo

¿Alguna vez has pensado cuántos días realmente disfrutaste de principio a fin? ¿tal vez has estado pensando demasiado en los “ojalá”, en los “si yo hubiera” y en los “y si”?. ¿demasiadas autoexigencias y lamentaciones? Preocuparse excesivamente por el futuro y lamentarse del pasado son las dos ocupaciones más sufridamente insatisfactorias a las que nos podemos dedicar.  Frecuentemente, la felicidad está ante nuestros ojos. Sólo tienes que mirar en la dirección adecuada.

Muchas veces nuestros días se vuelven automáticos: nos despertamos, momento all-bran, nos duchamos, desayunamos, vamos al trabajo, volvemos, cenamos y dormimos. Y por consiguiente, es muy común terminar el día con una sensación de vacío; nos desocupamos de todo y al momento de dormir solo pensamos que no estamos conformes con nuestra vida. Si piensas que HOY es solo un día más en tu vida: te equivocas, no es solo otro día, es el ÚNICO día que se te ha otorgado. La vida solo te permite vivir en el hoy; considéralo un regalo. HOY es todo el tiempo que tienes aquí y ahora, y, por tanto, tu única alternativa adecuada es disfrutar ese regalazo, agradecerlo, y vivirlo.

Nuestra mente gasta alrededor del 70% de su tiempo reproduciendo memorias y creando escenarios de “momentos perfectos”. Solo dedicamos el 30% de nuestro tiempo a vivir el presente, y de ese tiempo presente, “el ahora” es mucho menos innacesible todavía. Siempre se ha dicho: “cuando tenga x años tendré Y” “cuando me jubile seré feliz””cuando consiga tal  o cual meta seré feliz”…  De esta forma, muchas personas se ponen a si mismas condiciones a la felicidad, y siempre la aparcan en un tiempo futuro e incierto. Nunca debemos pensar en la felicidad como una meta cuando, en realidad, podemos sentirla siempre que queramos. La felicidad en una meta dura solo un momento o unos pocos minutos y no más que eso, pero la felicidad en el camino durará toda tu vida.

El secreto de la felicidad consiste en abrir los ojos a todas esas cosas que suceden en nuestro presente, en el aquí y en el ahora. ¿Crees que nunca pasa nada bueno o interesante? pues te equivocas, porque no hay dos momentos iguales. Observa bien y te darás cuenta que todos los días son únicos, nuevos y especiales. Nada en esta vida se repite, y por ello, no importa tu pasado ni las incertidumbres del futuro. lo único que estamos seguros es de nuestro ahora.

“No existe ni el pasado, ni el futuro, solo los hechos”.Hoy es lo único que tenemos seguro. Aprende a poner atención plena a todo lo que hagas momento a momento, disfrútalo, vive tu día consiente, despierto y atento. Dedícate a cultivar el gran regalo que este día único tiene para tí y vívelo como si fuera el primero y el último día de tu vida.

 

 

La gestión del tiempo desde una perspectiva Kaizen.

kaizenEl tiempo es un recurso valioso, estratégico. Es uno de los recursos más escasos tanto para las personas como para cualquier organización, y sin embargo, a pesar de ello, sigue siendo uno de los recursos que se desperdician con más frecuencia. Solamente ejerciendo control sobre este recurso valioso se pueden poner en marcha las tareas que nos permiten conseguir nuestros objetivos y metas tanto a nivel personal como organizacional.

El tiempo es el único activo irrecuperable: cuando se utiliza, se gasta, y nunca más vuelve a estar disponible. Muchos otros activos son recuperables y pueden utilizarse en algún propósito alternativo si su primer uso no resulta satisfactorio; pero con el tiempo no se puede hacer lo mismo.

A pesar de que este recurso es extremadamente crítico y valioso, es quizás al que prestamos menor atención, puesto que no lo asociamos a recursos económicos, no es tangibe y parece ser gratis. Considerar el tiempo como un activo administrable es fundamental para introducir aquellos cambios personales u organizativos que inciden directamente en la consecución de nuestros objetivos. En el área organizacional, el Kaizen trata el tiempo como un recurso valiosísimo. También es aplicable en psicología.

La utilización ineficiente del tiempo da como resultado el estancamiento:

  • En las empresas, Los materiales, los productos, la información y los documentos permanecen en un lugar sin agregar valor alguno. En el área de producción, el desperdicio temporal toma la forma de inventario. En el trabajo de oficina, esto sucede cuando un documento o segmento de información permanece en un escritorio o dentro de un computador esperando una decisión o una firma. Todo estancamiento produce despilfarro. Los desperdicios (muda) conducen invariablemente a la pérdida de tiempo, por eso el lugar de trabajo (gemba) debe estar siempre ordenado.
  • Para las personas, una mala gestión del tiempo produce procrastinación. Dedicar mucho tiempo a tareas o actividades improductivas, y aplazar para más tarde, las tareas y actividades productivas. En muchas ocasiones, esta pérdida de tiempo, y los pensamientos de ineficacia cuando se sabe que se tienen que abordar tareas relevantes, pueden producir bajada de autoestima, fatiga, ansiedad y estrés.

El tiempo es un activo que con frecuencia se desprecia. Si se dilapida pone en peligro el mejor de los planes; si se utiliza cuidadosamente hace que la administración sea más efectiva y menos inquietante. El tiempo es irrecuperable: una vez que el tiempo se ha gastado, nadie tiene una segunda oportunidad para usarlo.

Si concebiéramos el paso del tiempo, otorgándole el mismo valor que si nos dejáramos una luz de casa encendida, o un grifo de agua permanentemente abierto, seríamos más conscientes del valor que tiene el tiempo.

La eliminación de los tiempos muertos que no agregan valor, aumentan la capacidad de lograr incrementos sustanciales, tanto en eficiencia como en satisfacción (propia y del cliente). Por cuanto no tiene costo alguno, la eliminación del muda es una de las formas más fáciles que tienen las empresas y las personas para mejorar sus operaciones.

Todo lo que tenemos que hacer es observar y registrar en qué invertimos el tiempo. Reconocer el “muda” o tiempos muertos o improductivos, y emprender los pasos necesarios para su eliminación. El tiempo también puede ser administrado para darle un uso óptimo, en la misma forma que se maneja el dinero, el suministro eléctrico, el gas o el agua.

En síntesis, el método Kaizen debe contemplar:

  • En las empresas: una visión sistémica de la empresa que participe activamente en los procesos productivos, y en la planificación comercial y financiera. Esto implica apelar a diversas estrategias de ingeniería donde la gestión estadística y el uso de las herramientas informáticas permitar aumentar y dar flexibilidad a la capacidad productiva.
  • En las personas: una implicación y control sobre la propia vida y las actividades que desarrollamos, y en la eficacia y eficiencia de éstas en la consecución de nuestros objetivos y metas.

Pequeños cambios tienen grandes consecuencias.